Sekretariat Powiatowego Lekarza Weterynarii w Raciborzu prowadzi rejestry :
- Rejestr skarg i wniosków wpływających do Powiatowego Lekarza Weterynarii i Powiatowego Inspektoratu Weterynarii w Raciborzu;
- Rejestr zarządzeń Powiatowego Lekarza Weterynarii w Raciborzu;
- Rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw;
- Rejestr wydanych decyzji;
- Rejestr poczty przychodzącej;
- Rejestr poczty wychodzącej;
- Rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej;
- Rejestr gospodarstw utrzymujących zwierzęta gospodarskie;
- Rejestr podmiotów nadzorowanych.
Korespondencję przychodzącą rejestruje Sekretariat w następujący sposób :
- sprawdza prawidłowość zaadresowania (listów, paczek , faxsy , poczta elektroniczna) oraz stan opakowania w przypadku listów i paczek , prowadzi rejestry poczty przychodzącej w których wpisuje datę przyjęcia pisma , sygnaturę akt , datę pisma , od kogo wpłynęło i kogo dotyczy;
- w każdym lewym rogu pierwszej strony pisma zostaje umieszczona pieczątka wpływu , która zawiera datę , numer z rejestru „poczty przychodzącej” do którego została wpisana oraz podpis odpowiedzialnego z jej prawidłowe zarejestrowanie referenta;
- pracownik sekretariatu przekazuje zarejestrowaną korespondencję Kierownikowi Jednostki;
- Kierownik zapoznaje się z treścią każdego pisma i sygnuje je umieszczając na nim obok pieczątki wpływu nazwisko kierownika komórki przez którą ma być ono załatwione , a następnie przekazuje do Sekretariatu;
- Sekretariat rozdziela pocztę według nazwisk kierowników komórek, którzy wręczają pisma osobom odpowiedzialnym za załatwianie poszczególnych spraw.